Términos de uso

Los presentes términos de uso (los “Términos de Uso”) regulan el acceso y uso de la plataforma CheckWise (la “Plataforma”), operada por Tecnología LS, S. de R.L. de C.V., que opera comercialmente como Legal Shelf (en adelante, “Legal Shelf”). Al acceder o utilizar la Plataforma, aceptas estos Términos de Uso, la Política de Privacidad de CheckWise, la Orden de Servicio correspondiente y el Acuerdo de Tratamiento de Datos respectivo, los cuales, en conjunto, constituyen el acuerdo íntegro respecto del uso de la Plataforma.

SI NO ESTÁS DE ACUERDO CON ALGUNO DE LOS TÉRMINOS DE USO, DEBERÁS ABSTENERTE DE ACCEDER A O UTILIZAR LA PLATAFORMA.

CheckWise es una plataforma de monitoreo del cumplimiento normativo REPSE que permite a las empresas proveedoras de servicios especializados (“Proveedores”) registrar y subir la evidencia documental de su cumplimiento, y a sus contrapartes contratantes (“Clientes”) consultar, en una vista consolidada, el estado de cumplimiento del conjunto de sus Proveedores, con base en la validación de idoneidad documental de cada expediente. La validación de dicha evidencia la realiza el propio Cliente, quien decide su aceptación o rechazo, con apoyo de herramientas de análisis automatizado conforme se describe en la Sección 3.

Legal Shelf no actúa como autoridad fiscal ni emite resoluciones con carácter oficial; la Plataforma es una herramienta de gestión documental y auditoría privada.

Legal Shelf utiliza herramientas de análisis automatizado, incluyendo modelos de inteligencia artificial, como apoyo en la revisión de la documentación cargada de los Proveedores (por ejemplo, identificación de campos, detección de inconsistencias o vigencias). El Cliente es el único responsable de validar la documentación cargada por los Proveedores y de realizar la determinación final sobre su aceptación o rechazo. Con base en dicha determinación y en las fechas de vigencia de cada documento, la Plataforma refleja, con carácter informativo, el estado de cumplimiento de cada expediente. El análisis automatizado de la Plataforma es una herramienta de apoyo que señala posibles inconsistencias, no sustituye dicha validación ni constituye, por sí misma, una resolución definitiva.

Para usar la Plataforma cada usuario deberá contar con una cuenta habilitada a solicitud del Cliente, cuyas credenciales de acceso, de carácter personal, recibirá mediante la invitación que Legal Shelf le enviará por correo electrónico. El Cliente, los Proveedores y sus respectivos usuarios son los únicos responsables de mantener la confidencialidad de sus contraseñas de acceso a la Plataforma y de toda actividad realizada bajo sus cuentas. El Cliente y los Proveedores deberán notificar de inmediato a Legal Shelf cualquier uso no autorizado de las credenciales de los usuarios a admin@checkwise.com.mx. El registro de cada usuario del Cliente y de sus Proveedores es personal e intransferible; por lo que el acceso a la cuenta no podrá venderse, cederse ni compartirse con terceros.

Si utilizas la Plataforma en representación de una persona moral, declaras contar con las facultades de representación necesarias para obligarla al cumplimiento de estos Términos de Uso.

Legal Shelf no será responsable por daños y/o perjuicios que deriven de que el Cliente, Proveedores o sus respectivos usuarios proporcionen información inexacta, incompleta o errónea al registrarse o utilizar la Plataforma.

El Cliente podrá dar de alta, modificar y dar de baja directamente en la Plataforma a sus usuarios y a sus Proveedores, conforme a su plan contratado. El Cliente es responsable de mantener esta información actualizada y de dar de baja oportunamente a los usuarios que ya no deban tener acceso; Legal Shelf no será responsable por el uso de cuentas que no hayan sido dadas de baja a tiempo.

El Cliente, sus Proveedores y sus respectivos usuarios, según corresponda, se comprometen a:

• Subir a la Plataforma únicamente documentos auténticos y completos que correspondan al Cliente y/o al Proveedor respectivo.
• No alterar, manipular ni falsificar comprobantes, sellos digitales, cédulas o avisos.
• No intentar acceder a expedientes, datos o sesiones que no le correspondan.
• No usar la Plataforma para fines distintos a la gestión de cumplimiento REPSE.
• No realizar ingeniería inversa, escaneo automatizado no autorizado ni intentar evadir los controles de seguridad.

El Cliente, sus Proveedores y sus respectivos usuarios serán responsables frente a Legal Shelf por cualquier daño derivado del uso indebido de la Plataforma, de la carga de documentos falsos o alterados, o del incumplimiento de los Términos de Uso, de la Orden de Servicio respectiva, de la Política de Privacidad o del ATD respectivo.

Los documentos cargados a la Plataforma son propiedad de la empresa proveedora de los mismos (es decir, del Cliente o de sus Proveedores). Mediante el uso de la Plataforma, el Cliente y/o el Proveedor respectivo otorga a Legal Shelf una licencia limitada, no exclusiva, gratuita y revocable únicamente para los fines descritos en estos Términos de Uso, la Orden de Servicio, la Política de Privacidad y el ATD para revisar, almacenar, mostrar a la empresa contratante y conservarlos como evidencia auditable.

La Plataforma, su código, diseño, marcas, contenidos y documentación son propiedad de Legal Shelf o de sus licenciantes y están protegidos por la legislación de propiedad industrial e intelectual aplicable.

La Plataforma opera sobre una arquitectura de nube distribuida con múltiples proveedores con centros de datos ubicados en los Estados Unidos de América, Virginia.

La información de los Clientes y Proveedores de Legal Shelf se procesa a través de los proveedores de Legal Shelf de servicios en la nube y se almacena en sus centros de datos ubicados en el extranjero, conforme a los contratos, acuerdos de confidencialidad, tratamiento de datos y medidas de seguridad suscritos entre Legal Shelf y sus proveedores de servicios en la nube, equivalentes a los estándares mexicanos. Legal Shelf no cuenta con servidores propios ni con un centro de datos único. Las remisiones internacionales de datos se realizan bajo las salvaguardas requeridas por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y demás disposiciones vigentes y aplicables en México conforme a los términos acordados para tal efecto en el ATD respectivo y en la Política de Privacidad de Legal Shelf.

Para mayor detalle, consulte el documento denominado Infraestructura Tecnológica y Ubicación de la información que se encuentra adjunto en la Orden de Servicio.

Legal Shelf implementa, entre otras, las siguientes medidas de seguridad:

• Cifrado de datos en tránsito mediante TLS/HTTPS en todas las comunicaciones, incluida la conexión con la base de datos, con aplicación de HSTS.
• Cifrado de los documentos en reposo en el servicio de almacenamiento de objetos. La base de datos se aloja en infraestructura administrada que aplica cifrado en reposo conforme a las políticas de su proveedor.
• Control de acceso basado en roles, aplicado del lado del servidor en la totalidad de los servicios expuestos, con aislamiento lógico entre Clientes. El personal autorizado de Legal Shelf cuenta con acceso transversal para la prestación del servicio, sujeto a registro de auditoría.
• Bitácora de auditoría de solo anexado, protegida a nivel de base de datos contra modificación y borrado, que registra las acciones relevantes sobre cuentas, documentos y decisiones de cumplimiento, incluyendo actor, fecha, dirección IP y estado anterior y posterior.
• Contraseñas almacenadas mediante funciones criptográficas de derivación de una sola vía (hashing con bcrypt y sal única por usuario), no reversibles y nunca en texto plano, con historial que impide su reutilización inmediata.
• Validación, en cada solicitud que involucra información del Cliente o del Proveedor, de que los datos solicitados pertenecen al ámbito del solicitante, sin revelar la existencia de recursos ajenos.
• Revocación inmediata de sesiones ante cualquier cambio de rol o baja de una cuenta.
• Segregación de funciones: quien carga la evidencia documental no puede, en ningún caso, validarla.
• Cabeceras de seguridad, políticas de contenido restrictivas, limitación de tasa y enlaces de descarga con vigencia limitada.

Durante la vigencia de la Orden de Servicio respectiva, la Plataforma tendrá una disponibilidad mensual objetiva del 99.5%, excluyendo: (i) mantenimientos programados notificados con al menos 48 horas de anticipación, (ii) la ocurrencia de eventos de caso fortuito y/o de fuerza mayor, (iii) fallas de servicios de terceros (internet, proveedores de nube), y (iv) mal uso por parte de usuarios del Cliente y/o del Proveedor.

Los tiempos de respuesta y resolución de incidentes técnicos se rigen conforme a los términos acordados para tal efecto en la Orden de Servicio correspondiente. Salvo que en la Orden de Servicio se acuerde lo contrario, los canales de soporte son: correo electrónico (admin@checkwise.com.mx) y help desk dentro de la Plataforma.

Las partes acuerdan que deberán tratar toda la información documentada o contenida en cualquier soporte material, que se proporcionen o que lleguen a conocer durante la vigencia de la Orden de Servicio aplicable, como “confidencial”, a menos que sea del dominio público o que deba ser divulgada por disposición legal o por orden judicial, en cuyo caso la parte receptora notificará a la parte reveladora de la misma de este acontecimiento. Ambas partes deberán abstenerse de duplicar, copiar, editar, reproducir o usar para su propio beneficio, así como revelar parte o la totalidad de la información, con las salvedades establecidas en estos Términos de Uso y de la Orden de Servicio.

Toda información no pública a la que los usuarios del Cliente y/o del Proveedor tengan acceso con motivo del uso de la Plataforma y/o carguen en la Plataforma, será tratada con confidencialidad estricta, empleándose únicamente para los fines previstos en estos Términos de Uso y en la Orden de Servicio respectiva. Esta obligación subsistirá durante la vigencia de tu relación con Legal Shelf y por 5 (cinco) años posteriores a su terminación, salvo que la información deba divulgarse por mandato y/o requerimiento de autoridad competente.

Para el caso de que alguna de las partes, incluyendo a sus respectivos usuarios, empleados, asesores, asociados, socios incumplan alguna de las estipulaciones de la presente Cláusula, las partes serán responsables por los daños directos que dichos incumplimientos ocasionen, siempre que los mismos sean determinados por autoridad competente mediante sentencia firme.

La revisión y aprobación de un expediente en la Plataforma no constituye garantía de cumplimiento regulatorio absoluto ante ninguna autoridad, ni sustituye la asesoría legal individualizada que el Cliente y/o el Proveedor deba obtener en lo particular. Legal Shelf no realiza peritaje de autenticidad documental, validación de cuotas fiscales ante el IMSS, INFONAVIT o el SAT, ni verificación presencial de identidad de trabajadores de los Proveedores. Es responsabilidad exclusiva del Proveedor la autenticidad, vigencia y veracidad de los documentos que cargan sus usuarios en la Plataforma.

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Legal Shelf no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales derivados del uso o imposibilidad de uso de la Plataforma, incluyendo pérdida de utilidades, oportunidades comerciales, documentos y/o datos.

Legal Shelf no es responsable por las decisiones que el Cliente y/o sus usuarios tomen con base en la información y/o documentos que proporcionan los usuarios del Cliente y/o de los Proveedores a través de la Plataforma. Cualquier límite adicional a la responsabilidad de las partes se regirá por lo pactado en la Orden de Servicio correspondiente.

Legal Shelf podrá suspender o cancelar el acceso y/o el uso de la Plataforma a los usuarios del Cliente y/o de los Proveedores en caso de: (i) incumplimiento de los usuarios del Cliente y/o de los Proveedores a los Términos de Uso y/o de la Orden de Servicio respectiva, (ii) el Cliente y/o los Proveedores terminan su relación comercial, laboral o contractual con el usuario, o (iii) se requiere por orden de autoridad competente. Legal Shelf conservará los datos e información cargada en la Plataforma conforme a los términos y condiciones pactados en los Términos de Uso, la Orden de Servicio respectiva, la Política de Privacidad, y la legislación aplicable.

En caso de suspensión y/o cancelación del acceso de los usuarios del Cliente y/o de los Proveedores, Legal Shelf lo notificará por correo electrónico, salvo que se trate de un requerimiento de autoridad que exija lo contrario.

Cualquier notificación, aviso o comunicación que Legal Shelf deba realizar conforme a los Términos de Uso y/o en relación con el acceso, uso, suspensión y/o cancelación del acceso o uso de la Plataforma por los usuarios del Cliente y/o de los Proveedores se tendrá por válidamente entregado al enviarse al correo electrónico registrado en la cuenta de los usuarios del Cliente y/o de los Proveedores respectivos o al publicarse por Legal Shelf en la Plataforma.

En caso de que alguna de las partes decida cambiar su correo electrónico, esta deberá avisar a la otra parte con al menos 10 (diez) días hábiles de anticipación a la fecha en que dicho cambio vaya a suceder. A falta de tal aviso, todas las notificaciones realizadas en el último correo electrónico dado a conocer a la otra parte surtirán plenos efectos legales.

Legal Shelf podrá modificar estos Términos de Uso para reflejar cambios en la Plataforma o en la regulación. Las modificaciones materiales se notificarán dentro de la Plataforma con anticipación razonable y, cuando aplique, Legal Shelf solicitará una nueva aceptación a los mismos.

Estos Términos de Uso se rigen por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Cualquier controversia será resuelta ante los tribunales competentes de la Ciudad de México, renunciando las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles en razón de su domicilio presente o futuro.