Política de privacidad

Esta Política de Privacidad describe las medidas y alcance del tratamiento de los datos personales que Tecnología LS, S. de R.L. de C.V. (“Legal Shelf” o el “Encargado”) con domicilio en Av. Insurgentes Sur 1425, Piso 8, Col. Insurgentes Mixcoac, Benito Juárez, Ciudad de México, C.P. 03970, en su calidad de encargado de sus Clientes, lleva a cabo por cuenta de sus Clientes como responsables de los datos personales y datos personales sensibles que los Clientes de Legal Shelf (el “Cliente” o el “Responsable”) almacenan y gestionan en la Plataforma CheckWise (la “Plataforma” o “CheckWise”), operada comercialmente y puesta a disposición por Legal Shelf, conforme a los términos y condiciones acordados entre Legal Shelf y el Cliente respectivo en: (i) la Orden de Servicio vigente y firmada por el Cliente (la “Orden”), (ii) los Términos de Uso de la Plataforma CheckWise disponibles en checkwise.com.mx/legal/terminos (los “Términos de Uso”) y (iii) el Acuerdo de Tratamiento de Datos vigente y suscrito entre el Cliente y Legal Shelf (el “ATD”) (documentos a los que en lo sucesivo y de manera conjunta se les denominará como el “Acuerdo”) en cumplimiento con lo establecido en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la “LFPDPPP”), su Reglamento y demás disposiciones vigentes y aplicables en México en materia de privacidad (en adelante y de manera conjunta, la “Ley de Datos”).

Legal Shelf trata por cuenta de sus Clientes los datos personales y datos personales sensibles que sus Clientes, como responsables del tratamiento, le remiten directamente a Legal Shelf al registrarse y utilizar la Plataforma, así como los extraídos de la documentación cargada en la Plataforma por los Proveedores de sus Clientes. Los datos personales y datos personales sensibles que se podrán gestionar y almacenar en la Plataforma se agrupan en las siguientes categorías:

• Datos de identificación y contacto: nombre completo, cargo, correo electrónico, clave RFC, CURP, imagen o fotografía, fecha de nacimiento, firma y número de seguridad social de los usuarios de la Plataforma, así como de los representantes y trabajadores de los Proveedores.
• Datos patrimoniales: cuotas obrero-patronales, salario base de cotización y aportaciones de vivienda de los trabajadores de los Proveedores de los Clientes.
• Datos técnicos de auditoría: dirección IP, agente de usuario de los usuarios de los Clientes registrados en la Plataforma.

Conforme a los términos del ATD, el Cliente y/o sus Proveedores son los únicos responsables de recabar y resguardar el consentimiento expreso de los titulares de los datos personales y datos personales sensibles que son gestionados y almacenados en la Plataforma conforme a los términos del Acuerdo.

Legal Shelf mantiene medidas y controles en la Plataforma para que los Clientes y Proveedores registrados en la misma confirmen que cuentan con el consentimiento expreso de los titulares de los datos personales y datos personales sensibles que son gestionados y almacenados en la Plataforma previo a su carga en la misma. No obstante lo anterior, el Responsable es el único obligado en términos de la Ley para obtener el consentimiento expreso de los titulares previo a cargar sus datos personales y datos personales sensibles en la Plataforma; Legal Shelf actúa exclusivamente como encargado respecto de dichos datos personales y datos personales sensibles para cumplir con sus obligaciones conforme al Acuerdo.

Los datos personales y datos personales sensibles gestionados y almacenados por Legal Shelf en la Plataforma conforme a los términos del Acuerdo son tratados por Legal Shelf en su calidad de encargado del Cliente, conforme a lo señalado en la Ley de Datos, por lo que su tratamiento se encuentra en todo momento subordinado a las instrucciones y finalidades determinadas por el Responsable en el Acuerdo, por virtud del cual Legal Shelf le otorga acceso a sus Clientes a la Plataforma y les preste servicios relacionados con la misma. En consecuencia, el Encargado no decide sobre el tratamiento ni utiliza los datos personales y datos personales sensibles cargados en la Plataforma para fines propios, limitándose a fungir como intermediario y procesador de la información, sin asumir determinación alguna sobre las finalidades, medios o alcance del tratamiento. El tratamiento de dichos datos por cuenta del Responsable se encuentra sujeto a lo establecido en el ATD suscrito entre Legal Shelf y el Cliente y conforme a los términos del Aviso de Privacidad del Responsable adjunto en el ATD respectivo.

Como parte de los servicios contratados por el Cliente conforme al Acuerdo, salvo que en el ATD respectivo se acuerde lo contrario, el Encargado tratará los datos personales que son responsabilidad de sus Clientes y de sus Proveedores para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

• Operar la Plataforma CheckWise y permitir que los Proveedores de sus Clientes registren, suban y consulten su expediente REPSE.
• Permitir que el Cliente y sus usuarios accedan a los documentos cargados por sus Proveedores y consulten, en una vista consolidada, el estado de cumplimiento del conjunto de sus Proveedores.
• Permitir que el Cliente valide los documentos cargados por sus propios Proveedores y decida su aceptación, con apoyo de herramientas de análisis automatizado conforme se describe en los Términos de Uso.
• Mantener una bitácora de auditoría que registre de forma inalterable las acciones realizadas por los usuarios en la Plataforma.
• Enviar a los usuarios, por correo electrónico y/o mediante notificaciones en la Plataforma, avisos relacionados con el servicio contratado por el Cliente, incluyendo nuevas funcionalidades, mejoras y actualizaciones.
• Realizar estudios estadísticos agregados sobre el desempeño de la Plataforma y los patrones de cumplimiento de los Clientes y de sus Proveedores.
• Utilizar la documentación cargada para la mejora y entrenamiento de las herramientas de análisis automatizado integradas en la Plataforma.
• Responder, mediante el asistente Wais del sitio público, preguntas sobre CheckWise y el REPSE con la información publicada en el sitio, y mejorar esas respuestas con las preguntas recibidas, conservadas sin datos de identificación durante 90 días.

Salvo en caso de que el Cliente y Legal Shelf lo acuerden expresamente en el Acuerdo, Legal Shelf no lleva a cabo transferencias de los datos personales y datos personales sensibles tratados por cuenta del Responsable que son cargados por el Cliente y sus Proveedores en la Plataforma. En caso de resultar aplicable, los detalles de las transferencias y de las finalidades de dichas transferencias se acordarán por escrito en el ATD respectivo por instrucciones del Responsable.

Conforme a los términos pactados por el Cliente y Legal Shelf en el ATD respectivo, Legal Shelf utiliza proveedores de infraestructura tecnológica (subencargados) para el alojamiento y procesamiento de los datos personales y datos personales sensibles que son responsabilidad del Cliente, que este, sus usuarios y sus Proveedores y los usuarios de estos últimos cargan, gestionan y almacenan en la Plataforma. Salvo que las Partes acuerden expresamente lo contrario en el ATD, Legal Shelf remitirá los datos a sus subencargados ubicados fuera del territorio nacional, bajo las salvaguardas contractuales y de seguridad que exige la Ley de Datos y las que se pacten en el Acuerdo.

Para el asistente Wais del sitio público, Legal Shelf utiliza a Anthropic, PBC como proveedor del modelo de inteligencia artificial que procesa las preguntas para generar cada respuesta.

El Cliente en su calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles gestionados y almacenados por sus usuarios y Proveedores en la Plataforma es el único responsable, en términos de su aviso de privacidad, de recibir, atender y responder a los titulares todas las solicitudes que estos realicen para el ejercicio de sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) y/o revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos conforme a la Ley de Datos. El Responsable será el único facultado para girar instrucciones o requerir alguna acción u omisión de Legal Shelf relacionada con dicho tratamiento de datos personales y datos personales sensibles por cuenta del Responsable.

El Responsable deberá enviar sus requerimientos a la siguiente cuenta de correo de Legal Shelf: privacidad@checkwise.com.mx y deberá incluir la siguiente información:

• Nombre completo de titular.
• Descripción clara de la petición del titular y/o del derecho ARCO que se desea ejercer.
• Documento que acredite la relación del titular y el Responsable.

Legal Shelf responderá los requerimientos del Responsable conforme a los términos y plazos pactados para tal efecto en el Acuerdo aplicable y las instrucciones previas y por escrito del Responsable.

La revocación del consentimiento del titular para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles puede afectar la prestación del servicio y el acceso y uso del Cliente y sus Proveedores a la Plataforma, cuando dicho consentimiento sea condición indispensable para gestionar y almacenar el expediente REPSE del Proveedor en la Plataforma.

Conforme a los términos acordados para tal efecto en el Acuerdo, Legal Shelf implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables en la Plataforma para proteger los datos personales y datos personales sensibles que trata por cuenta del Responsable contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado. Estas medidas incluyen cifrado en tránsito, almacenamiento separado de archivos y metadata, control de accesos por rol de usuarios, bitácora de auditoría inmutable y revisiones periódicas de seguridad.

Legal Shelf conservará los datos personales y datos personales sensibles en la Plataforma en términos del Acuerdo mientras exista una relación contractual entre Legal Shelf y el Cliente, así como durante el periodo adicional requerido por las disposiciones fiscales y regulatorias aplicables.

Al terminar la relación con el Responsable, conforme a los plazos acordados para tal efecto en el Acuerdo, Legal Shelf pondrá a su disposición la información y documentación correspondiente en un formato estructurado definido en la Orden. Legal Shelf podrá conservar dicha información en sus sistemas por un periodo adicional razonable para atender obligaciones legales o regulatorias, transcurrido el cual procederá a su destrucción definitiva, entregando al Responsable la constancia de borrado seguro y/o destrucción correspondiente.

Los términos de la Orden y del ATD suscrito entre el Cliente y Legal Shelf prevalecerán sobre cualquier término contradictorio o en conflicto señalado en la presente Política de Privacidad.

El sitio público de CheckWise puede medir el uso de sus páginas, y solo si lo autorizas expresamente. Al entrar verás un aviso con dos opciones equivalentes: si eliges Rechazar, o si no eliges nada, no se carga ninguna herramienta de medición y no se envía dato alguno.

Cuando lo autorizas, se registra la dirección de la página visitada, el sitio de procedencia y datos generales del navegador y del dispositivo. Para ello usamos dos herramientas. Vercel Web Analytics no instala cookies ni asigna un identificador que permita seguirte entre sitios distintos. Google Analytics 4, de Google, sí instala cookies propias de este sitio con un identificador aleatorio, que sirve para reconocer una visita que regresa; lo tenemos configurado sin Google Signals y sin personalización de anuncios, y esas cookies se borran a los 13 meses.

Con la misma autorización se carga también Vercel Speed Insights, que mide el rendimiento de las páginas: cuánto tardan en mostrarse y en responder. Con cada medición registra la dirección de la página, el tipo de conexión, el navegador, el tipo de dispositivo y su sistema operativo, y el país. Según su proveedor, esas mediciones no quedan asociadas a ninguna persona ni a su dirección IP, y no permiten reconstruir el recorrido de una visita entre páginas.

La medición se limita a las páginas públicas de este sitio. Las áreas que requieren sesión (el portal del proveedor, el espacio del cliente y las consolas internas) quedan excluidas en el navegador antes de enviar nada, de modo que las direcciones que contienen identificadores de proveedores, clientes o expedientes nunca salen hacia ninguna de estas herramientas. Tampoco se envían a estas herramientas tu nombre, tu correo, el contenido de los formularios ni el texto de las preguntas que le hagas a Wais.

Puedes cambiar tu decisión en cualquier momento desde el enlace que aparece al pie del propio aviso.

En las páginas públicas puedes hacerle preguntas a Wais, el asistente de CheckWise. Para responderte, tu pregunta y las anteriores de la misma conversación se envían a Anthropic, el proveedor del modelo de inteligencia artificial, que la procesa para generar la respuesta. Wais responde solo con la información que publicamos en este sitio y no tiene acceso a documentos ni a datos de clientes o proveedores de la Plataforma.

Guardamos cada pregunta durante 90 días para mejorar nuestras respuestas y nuestras guías, sin tu dirección IP, sin tu nombre y sin un identificador de visita; antes de guardarla quitamos correos, teléfonos, RFC y CURP que hayas escrito. Por eso te pedimos no incluir información personal o confidencial en tus preguntas.

Si eliges hablar con una persona, el nombre, el correo de trabajo y la empresa que escribas, y la conversación si decides adjuntarla, se registran como una solicitud de contacto para que una persona de CheckWise te responda.